Datenschutzerklärung Plattform und Geschäftsverkehr

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1. Worum was geht es in dieser Datenschutzerklärung?

Die Trenda AG (nachstehend auch «Trenda», «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogenen Daten».

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie die Trenda-Plattform (unter https://app.trenda.ch) verwenden (nachstehend auch «Plattform» genannt), unsere Dienstleistungen oder Produkte beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen oder mit uns kommunizieren. Für die Nutzung der öffentlichen Webseite von Trenda finden Sie eine separate Datenschutzerklärung zum Abruf direkt auf unserer Datenschutz-Webseite.

Zusätzlich können wir Sie über die Bearbeitung Ihrer Daten separat informieren, z.B. in individuellen Vertragsbedingungen, in ergänzenden Geschäftsbedingungen zu bestimmten zusätzlichen Produktelementen (z.B. per Anzeige auf der Produktseite). Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») und das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») ausgelegt.

2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist datenschutzrechtlich die Trenda AG, Seidenplatz 1, 8304 Wallisellen, Schweiz («Trenda») verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts anderes kommuniziert wird.

Sie können uns für Ihre Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte gemäss Ziff. 11 DSG wie folgt erreichen:

Trenda AG
Datenschutz-Beauftragter
Seidenplatz 1
8304 Wallisellen - Schweiz
privacy@trenda.ch

3. Welche Daten bearbeiten wir?

Wir bearbeiten verschiedene Kategorien von Daten über Sie (nachstehend «Daten»). Die wichtigsten Kategorien sind folgende:

• Technische Daten: Wenn Sie unsere Plattform verwenden, erheben wir die IP-Adresse Ihres Endgeräts und weitere technische Daten, um die Funktionalität und Sicherheit dieser Angebote sicherzustellen. Zu diesen Daten gehören auch Protokolle, in denen die Verwendung unserer Systeme aufgezeichnet wird (Logfiles). Um die Funktionalität dieser Angebote sicherzustellen, können wir Ihnen bzw. Ihrem Endgerät auch einen individuellen Code zuweisen (z.B. in Form eines Cookies, vgl. dazu Ziff. 12). Die technischen Daten für sich lassen grundsätzlich keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zu. Im Rahmen von Benutzerkonten, Registrierungen, Zugangskontrollen oder der Abwicklung von Verträgen können Sie jedoch mit anderen Datenkategorien (und so ggf. mit Ihrer Person) verknüpft werden.
• Registrierungsdaten: Unsere Dienstleistungen auf der Plattform können Sie als Benutzer:in nur mit einem Benutzerkonto (Account) genutzt werden. Dabei müssen Sie uns bestimmte Daten angeben, die wir für die Abwicklung unserer vertraglichen und sonstigen geschäftlichen Beziehungen benötigen. Diese Daten sind E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt gespeichert), Vorname und Nachname und auf freiwilliger Basis das Profilfoto und weitere Angaben zur Person (z.B. Rolle und Expertise). Ihre Registrierungsdaten bearbeiten wir, wenn Sie ein Kunde sind. Wir bewahren Registrierungsdaten während der Kundenbeziehung und während drei Monaten nach der Kündigung des Benutzerkontos auf.
  Die Registrierungsdaten werden während der Vertragslaufzeit aufbewahrt. Nach der Kündigung aller Verträge mit uns, werden alle Registrierungsdaten innert drei Monaten gelöscht.

• Inhaltsdaten: Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen geben Sie zahlreiche Daten bekannt, oder die Daten werden bei der Nutzung generiert. Dies sind beispielsweise Kommentare und Informationen über markierte Elemente (sog. «Tags»). Wir speichern Ihre Inhaltsdaten sicher ab und ermöglichen es Ihnen, diese auf unserer Plattform zu nutzen.
  Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. Ihre Mitarbeitenden (z.B. zum Erstellen eines Accounts für unsere Plattform) übermitteln bzw. bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.
  Die Inhaltsdaten werden während der Vertragslaufzeit aufbewahrt. Nach der Kündigung aller Verträge mit uns werden alle Inhaltsdaten innert drei Monaten gelöscht.

• Kommunikationsdaten: Wenn Sie mit uns über das Kontaktformular, per E-Mail, Telefon oder Chat, brieflich oder über sonstige Kommunikationsmittel in Kontakt stehen, erfassen wir die zwischen Ihnen und uns ausgetauschten Daten, einschliesslich Ihrer Kontaktdaten und der Randdaten der Kommunikation. Wenn wir Ihre Identität feststellen wollen oder müssen, z.B. bei einem von Ihnen gestellten Auskunftsbegehren, erheben wir Daten, um Sie zu identifizieren.
  Wir bewahren Kommunikationsdaten in der Regel während drei Monaten nach der Kündigung des Benutzerkontos auf. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben erforderlich oder technisch notwendig ist.

• Vertragsdaten: Das sind Daten, die in Zusammenhang mit einem Vertragsschluss bzw. der Vertragsabwicklung anfallen, z.B. Angaben über Verträge, Kontaktdaten und die zu erbringenden oder erbrachten Leistungen, Zahlungen, Mahnungen, Inkasso-Informationen sowie Daten aus dem Vorfeld eines Vertragsabschlusses, die zur Abwicklung erforderlichen oder verwendeten Angaben und Angaben über Reaktionen. Diese Daten erheben wir i. d. Regel von Ihnen, von Vertragspartnern und von in die Abwicklung des Vertrags involvierten Dritten, aber auch von Drittquellen (z.B. Anbietern von Bonitätsdaten) und aus öffentlich zugänglichen Quellen.
  Wir bewahren diese Daten in der Regel während zehn Jahren ab der letzten Vertragsaktivität auf, mindestens aber ab Vertragsende. Diese Frist kann länger sein, soweit dies aus Beweisgründen oder zur Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Vorgaben erforderlich oder technisch notwendig ist.

4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten zu den Zwecken, die wir im Folgenden erläutern. Diese Zwecke bzw. die ihnen zugrundeliegenden Ziele stellen berechtigte Interessen von uns und ggf. von Dritten dar. Sie finden weitere Angaben zu den Rechtsgrundlagen unserer Bearbeitung in Ziff. 5.

Wir bearbeiten Ihre Daten zu Zwecken in Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen, insbesondere zur Beantwortung von Anfragen und der Geltendmachung Ihrer Rechte (Ziff. 11) und um Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. Hierzu verwenden wir insbesondere Kommunikationsdaten und Registrierungsdaten. Wir bewahren diese Daten auf, um unsere Kommunikation mit Ihnen zu dokumentieren, für Schulungszwecke, zur Qualitätssicherung und für Nachfragen.

Daten bearbeiten wir für die Aufnahme, Verwaltung, Erfüllung und Abwicklung der Vertragsbeziehung mit Ihnen. Das beinhaltet insbesondere den Betrieb der Dienstleistungen, die Sie bei uns beziehen.

Wir bearbeiten Daten für Marketingzwecke und zur Beziehungspflege. Das kann z.B. in Form von Newslettern und anderen regelmässigen Kontakten (elektronisch) aber auch im Rahmen von einzelnen Marketingaktionen (z.B. Anlässe) geschehen. Sie können solche Kontakte jederzeit ablehnen (siehe am Ende dieser Ziff. 4).

Wir können Ihnen massgeschneiderte Angebote, auch von unseren Partnern, unterbreiten. Dabei werden keine Daten an Dritte weitergeben. Falls Sie sich für ein solches Angebot interessieren, können Sie selbst eine Datenübermittlung an den Drittanbieter auslösen.

Ihre Daten bearbeiten wir auch zur Verbesserung unserer Dienstleistungen und unseres Betriebs (z.B. anonymisierte Zugriffsdaten auf einzelne Elemente unserer Dienstleistung zur Produktentwicklung und ihm Rahmen unserer internen Abläufe und Administration).

Wir können Ihre Daten auch zu Sicherheitszwecken und für die Zugangskontrolle zu unseren Dienstleistungen bearbeiten.

Wir bearbeiten Personendaten zur Einhaltung von Gesetzen, Weisungen und Empfehlungen von Behörden und interner Regularien («Compliance»).

Wir bearbeiten Daten auch für Zwecke unseres Risikomanagements und im Rahmen einer umsichtigen Unternehmensführung, einschliesslich Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung.

5. Auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Daten?

Soweit wir Sie für bestimmte Bearbeitungen um Ihre Einwilligung bitten (z.B. für Marketing-E-Mails), informieren wir Sie gesondert über die entsprechenden Zwecke der Bearbeitung. Einwilligungen können Sie jederzeit durch schriftliche Mitteilung oder per E-Mail an uns mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 2. Sobald wir die Mitteilung über den Widerruf Ihrer Einwilligung erhalten haben, werden wir Ihre Daten nicht mehr für die Zwecke bearbeiten, denen Sie ursprünglich zugestimmt haben, es sei denn, wir haben eine andere Rechtsgrundlage dafür. Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung wird die Rechtmässigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung, nicht berührt.

Wo wir Sie nicht um Ihre Einwilligung für eine Bearbeitung bitten, stützen wir die Bearbeitung Ihrer Personendaten darauf, dass diese für die Anbahnung, die Erfüllung oder Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen (oder der von Ihnen vertretenen Stelle) erforderlich ist oder dass wir oder Dritte ein berechtigtes Interesse daran haben, insbesondere um die vorstehend unter Ziff. 4 beschriebenen Zwecke und damit verbundenen Ziele zu verfolgen und entsprechende Massnahmen durchführen zu können. Zu unseren berechtigten Interessen gehört auch die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften, soweit diese nicht ohnehin bereits vom jeweils anwendbaren Datenschutzrecht als Rechtsgrundlage anerkannt ist (z.B. bei der DSGVO das Recht im EWR und in der Schweiz). Dazu gehören aber auch die Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen, das Interesse, unsere Märkte besser zu verstehen, und unser Unternehmen, einschliesslich des operativen Betriebs, sicher und effizient zu führen und weiterzuentwickeln.

Wir können Ihre Daten auch gestützt auf anderen Rechtsgrundlagen bearbeiten, z.B. im Falle von Auseinandersetzungen aufgrund der notwendigen Bearbeitung für einen etwaigen Prozess oder die Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. In Einzelfällen können andere Rechtsgründe zum Tragen kommen, was wir Ihnen soweit erforderlich separat mitteilen.

6. Was gilt bei Profiling und automatisierten Einzelentscheiden?

Unter «Profiling» wird die automatisierte Bearbeitung von Personendaten verstanden, um bestimmte persönliche Aspekte oder das Verhalten zu analysieren oder vorherzusagen. Dadurch können etwa Kunden individueller betreut und beraten oder Angebote besser auf einzelne Kundenbedürfnisse abgestimmt werden. Wir führen Profiling ausschliesslich für das zur Verfügung stellen von persönlichen Inhaltsvorschlägen direkt auf der Plattform durch.

Als «automatisierte Einzelentscheidung» gelten Entscheidungen, die vollständig automatisiert getroffen werden, d.h. ohne relevanten menschlichen Einfluss, und die für den Kunden negative rechtliche Wirkungen oder andere, ähnlich negative Wirkungen haben. Wir nehmen keine automatisierten Einzelentscheidungen vor.

7. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

In Zusammenhang mit unseren Verträgen, unserer Plattform, unseren Dienstleistungen und Produkten, unseren rechtlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen und den weiteren in Ziff. 4 aufgeführten Zwecken übermitteln wir Ihre Personendaten auch an Dritte, insbesondere an die folgenden Kategorien von Empfängern:

• Dienstleister: Wir arbeiten mit Dienstleistern im In- und Ausland zusammen, die in unserem Auftrag Daten über Sie bearbeiten (z.B. Hosting- und IT-Provider, Betreiber von Chat-Software, Betreiber unserer E-Mail-, Online-Konferenz-, Office- und Buchhaltungsapplikationen, Betreiber der Newsletter-Applikation). Auch beziehen wir Dienstleistungen von Dienstleistern, damit wir unsere Dienstleistungen effizient erbringen können. Wir schliessen mit diesen Dienstleistern Verträge ab, die Bestimmungen zum Schutz der Daten vorsehen, soweit sich ein solcher Schutz nicht aus dem Gesetz ergibt.
  Wir veröffentlichen eine laufend aktualisierte Liste der datenschutzrelevanten Dienstleistern und Unterauftragsnehmer inkl. dem Speicher- / Bearbeitungsort.

• Partnerunternehmen: Partnerunternehmen von uns, wie Beratungsunternehmen oder Inhaltslieferanten, bieten gewisse Dienstleistungen in Zusammenarbeit mit uns an. Wenn Sie ein solches Angebot nutzen wollen, teilen wir diesen Unternehmen Daten über Sie oder die nötigen Inhaltsdaten mit. Vor einer solchen Datenweitergabe werden Sie immer informiert, und die Datenweitergabe erfolgt nur mit Ihrem Einverständnis.
• Behörden: Wir können Personendaten an Ämter, Gerichte und andere Behörden im In- und Ausland weitergeben, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind oder dies zur Wahrung unserer Interessen als erforderlich erscheint (z.B. bei Strafuntersuchungen, polizeilichen Massnahmen, aufsichtsrechtlichen Vorgaben und Untersuchungen, gerichtlichen Verfahren, Meldepflichten und vor- und aussergerichtlichen Verfahren sowie gesetzlichen Informations- und Mitwirkungspflichten).
• Weitere Personen: Im Rahmen der Unternehmensentwicklung können wir Geschäfte, Betriebsteile, Vermögenswerte oder Unternehmen verkaufen oder erwerben oder Partnerschaften eingehen, was auch die Bekanntgabe von Daten (auch von Ihnen, z.B. als Kunde oder Lieferant oder als Lieferantenvertreter) an die an diesen Transaktionen beteiligten Personen zur Folge haben kann. Von einer solchen allfälligen Weitergabe sind die Inhaltsdaten nie betroffen.

Alle diese Kategorien von Empfängern können ihrerseits Dritte beiziehen, so dass Ihre Daten auch diesen zugänglich gemacht werden können. Die Bearbeitung durch bestimmte Dritte können wir beschränken (z.B. IT-Provider), jene anderer Dritter aber nicht (z.B. Behörden, Banken usw.).

8. Wo bearbeiten wir Ihre Daten?

Wie in Ziff. 7 erläutert, geben wir Daten auch anderen Stellen bekannt, die sich nicht nur in der Schweiz befinden. Ihre Inhaltsdaten und Kommunikationsdaten werden grundsätzlich in der EU oder der Schweiz gespeichert und bearbeitet. Bestimmte Kommunikationsdaten (Chatverläufe des Support Chats) können auch in den USA bearbeitet werden.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes, soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können.

9. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch notwendig ist. Weitere Angaben zur jeweiligen Speicher- und Bearbeitungsdauer finden Sie bei den einzelnen Datenkategorien in Ziff. 3. Sprechen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten dagegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

10. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und um die Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.

Insbesondere für die Inhaltsdaten sind die Anforderungen an die Informationssicherheit hoch.

11. Welche Rechte haben Sie?

Um Ihnen die Kontrolle über die Bearbeitung Ihrer Personendaten zu erleichtern, haben Sie in Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung je nach anwendbarem Datenschutzrecht auch folgende Rechte:

• Das Recht, von uns die Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir von Ihnen bearbeiten
• Das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig sind
• Das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen
• Das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen
• Das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht
• Das Recht, auf Nachfrage weitere Informationen zu erhalten, die für die Ausübung dieser Rechte erforderlich sind

Wenn Sie uns gegenüber die oben genannten Rechte ausüben wollen, wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns; unsere Kontaktangaben finden Sie in Ziff. 2. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, soweit dies nicht anders möglich ist).

Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte nach dem anwendbaren Datenschutzrecht Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren. Insbesondere müssen wir Ihre Personendaten gegebenenfalls weiterverarbeiten und speichern, um einen Vertrag mit Ihnen zu erfüllen, eigene schutzwürdige Interessen zu wahren, wie etwa die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder um gesetzliche Verpflichtungen einzuhalten.

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Rechten oder dem Datenschutz nicht einverstanden sind, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail (Kontaktdaten finden Sie in Ziff. 2) mit. Insbesondere wenn Sie sich im EWR, im Vereinigten Königreich oder in der Schweiz befinden, haben Sie zudem das Recht, sich bei der Datenschutz-Aufsichtsbehörde Ihres Landes zu beschweren.

12. Verwenden wir Online-Trackingtechniken?

Für den Betrieb der Plattform setzen wir verschiedene Techniken ein, mit denen wir und von uns beigezogenen Dritte (z.B. für den wiederholten automatischen Login oder die persönliche Betreuung im Support-Chat) Sie bei Ihrer Nutzung wiedererkennen und unter Umständen auch über mehrere Besuche hinweg verfolgen können. In diesem Abschnitt informieren wir Sie darüber.

Für das Funktionieren der Applikation sind sog. Cookies nötig, welche uns erlauben, Sie bei der wiederholenden Nutzung wiederzuerkennen (z.B. um Sie automatisch einzuloggen). Im Kern geht es darum, dass wir die Zugriffe von Ihnen (über Ihr System) von Zugriffen anderer Benutzer:innen unterscheiden können, damit wir die Funktionalität der Plattform sicherstellen und Personalisierungen vornehmen können.

Auf der Plattform setzen wir sonst keine weiteren Tracking Mechanismen ein, welche einen Rückschluss auf eine Person erlauben würden. Als Zugriffsanalytics-Software setzen wir eine Lösung ein, welche «per Design» nur anonymisierte Daten erfasst.

13. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Falls diese Datenschutzerklärung Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen ist, werden wir Sie über Änderungen gemäss vertraglicher Vereinbarung informieren. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung. Falls sich verschiedene Sprachversionen widersprechen gilt diese deutsche Version.

Letzte Aktualisierung: 01. September 2023